Best Practices: hoe thuiswerk en quarantaine mentaal gezond te houden

Het zijn bizarre tijden. Sinds de aankondiging van de aangescherpte maatregelen van de regering om het coronavirus te bestrijden, is thuiswerk de norm geworden. Sommigen onder ons zijn al gewoon om regelmatig van thuis uit te werken, voor anderen is dit een nieuw hoofdstuk. De sluiting van de scholen zorgt bovendien voor heel wat werknemers voor een bijkomende uitdaging. In dit artikel hebben we een scala aan tips en good practices verzameld om deze periode mentaal gezond door te komen.

24 maart 2020

Kernthema's

Voor uw gemak hebben we de best practices gebundeld volgens een aantal kernthema’s:

  • Eenzaamheid en sociale cohesie
  • Productiviteit
  • Gezondheid
  • Werken met kinderen in huis
  • Omgaan met stress, angst, verwarring en boosheid in tijden van corona
  • Waar kan ik terecht?

 De coronacrisis doet een sterk beroep op zowel onze zelfzorg als onze zorg voor anderen. Aarzel daarom niet om deze tips verder te verspreiden!

Eenzaamheid en sociale cohesie

  • Probeer een collegiale samenwerking te behouden
    De hedendaagse technologie biedt verschillende mogelijkheden om vanop een afstand samen aan een project of document te werken. Neem initiatieven om de samenwerking te stimuleren en om isolatie te vermijden.
  • Houd informeel contact met je collega’s, via een spontaan mailtje, een compliment of een telefoontje om bij te praten. Sociaal contact is belangrijk, ook als het niet over het werk gaat. Spreek bijvoorbeeld af dat elk teamlid om de beurt ’s ochtends een positief of inspirerend berichtje stuurt naar de rest van het team.
  • Spreek af om met je team minstens een keer per week gezamenlijk contact te houden. Dit kan telefonisch of via videoconference. Het is de ideale gelegenheid om iedereen up-to-date te houden, maar ook om onderling uit te wisselen wat vlot en minder vlot loopt en hoe je elkaar kan ondersteunen indien nodig.
  • Ben je leidinggevende? Wanneer het volledige team van thuis uit aan het werken is, heeft dit ook een impact op jouw rol. Stem met elk teamlid af hoe je in contact kan blijven staan. Wees je bewust van de sociale gevolgen van de huidige maatregelen. Het is nu des te belangrijker om regelmatig bij mensen te polsen hoe het thuiswerk loopt, hoe ze zich voelen, of ze nog voldoende werk of input hebben om de komende dagen door te komen, waar ze ondersteuning nodig hebben, enz.

Productiviteit

  • Start je werkdag thuis net zoals op het werk: zorg voor een frisse start, neem een douche en kleed je aan. Hiermee geef je jezelf een duidelijk signaal dat je niet meer in je bed bent en dat je klaar bent om actief te zijn. Dit helpt ook om de aandacht van jezelf en je familieleden te vestigen op het behouden van een zo normaal mogelijke levensstijl in deze aparte tijden. Dit lijkt van zelfsprekend, maar is niet altijd even makkelijk.
  • Zorg voor een goed werkplan. Op kantoor zie je wat collega's doen, wat zij afleveren en wanneer zij aankomen en vertrekken. Thuis heb je dat niet. Zorg dat je duidelijke taken opstelt en baken je tijd af. Het kan nuttig zijn om je agenda in te delen in blokken waarin je beschikbaar bent voor telefoontjes, vergaderingen en overleg met anderen en blokken waarin je geconcentreerd kan werken aan je eigen takenpakket. Nu je van thuis uit werkt en leeft, is het bovendien des te belangrijker om de scheiding tussen werk en privé te bewaken.
  • Houd routine. Werk thuis zoals je op kantoor werkt: volg de dagindeling van op kantoor. Probeer je zoveel mogelijk aan de uren te houden waarop je de werkdag begint, eindigt en pauzeert.
  • Zorg voor een ergonomische en aangename werkplek, zowel qua werkmiddelen (een goed bureau, goede stoel en goede monitor) als qua infrastructuur (verlichting en verluchting, aangename ruimte). Een langere periode thuiswerken is niet hetzelfde als snel enkele e-mails checken aan de keukentafel.  Indien mogelijk, probeer dan te werken in een afgezonderde plek met de deur dicht. Voorzie zeker de volgende items: een notitieboekje om bepaalde zaken te noteren en niet te vergeten bij onverwachte telefoontjes, een pen, een fles water en natuurlijk ook je werkmateriaal (laptop, headset, toetsenbord, documenten). Vermijd lawaai: hou je werkruimte stil of zet rustige muziek op. Meer tips over haalbare ergonomie bij thuiswerk vind je onder andere op www.verv.be (Belgische ergonomievereniging).
  • Benut de voordelen van thuiswerk. Nu je thuiswerkt, kijkt niemand op je vingers. Je hebt dus de ruimte om meer uit je werk te halen. Steek bijvoorbeeld energie in een project dat al even op de plank lag.
  • Maak afspraken met je huisgenoten over wanneer je werkt, wanneer je een vergadering hebt, wanneer je pauzeert, enz.
  • Maak een projectlijst op. Door de social distancing maatregelen is de kans reëel dat je een gedeelte van je ‘gewone taken’ niet meer kan uitvoeren. Hierdoor komt er onverwacht tijd vrij. Maak als werknemer, als team of als leidinggevende een projectlijst op met zinvolle taken die in deze tijd kunnen worden uitgevoerd. Onverwacht vrij gekomen tijd biedt wellicht ook opportuniteiten om bij te werken of om eindelijk te starten aan die taak die je al zo lang vooruit hebt geschoven.
  • Werk in blokken. Natuurlijk kun je je niet 8 uur achter elkaar concentreren. Plan daarom blokken van 1 of 2 uur, waarin je focust op je taken en neem daarna een korte pauze.
  • Stop op tijd. Als je thuiswerkt is de valkuil dat je maar door blijft gaan. Ben je moe? Stop op tijd en zorg dat je de volgende dag weer fris begint.
  • Communiceer efficiënt. Tegenwoordig biedt technologie ons allerlei mogelijkheden om vanop afstand met elkaar te communiceren (telefoon, chat, e-mail, videochat). Denk kritisch na over welk communicatiemiddel het meest geschikt is voor welke situatie: als je documenten bespreekt, is het wellicht handig dat iedereen visueel mee op het document kan volgen. De kans is groot dat je snel op de nadelen van thuiswerk botst (zeker als je dit niet gewoon bent): snel iets vragen aan de collega naast je, ventileren na een moeilijk telefoongesprek, enz. wordt een stuk moeilijker. Het kan interessant zijn om bel- of chatmomenten in te plannen per dag of week en om vragen te bundelen. Zo vermijd je dat je elkaar elke 5 minuten stoort.
  • Ben je leidinggevende? Zorg dat je voldoende nieuwe input levert aan je teamleden. Bij beperkt thuiswerk (sporadisch, een dag per week, …) vormt dit vaak geen probleem, maar nu werknemers in groten getale permanent van thuis uit werken is het belangrijk dat ze regelmatig nieuwe input krijgen. De spontane, informele contacten tussen collega’s, vergaderingen en brainstormmomenten die aanleiding geven tot nieuwe ideeën en inzichten, nemen immers gedeeltelijk af. Online trainingen kunnen hierbij ook van pas komen!

Gezondheid

  • Waak over een gezonde levensstijl. Nu je je niet meer hoeft te verplaatsen naar het werk, heb je wat meer tijd die je kan benutten om een bijvoorbeeld een gezond ontbijt klaar te maken. Neem ook voldoende tijd voor je lunchpauze in plaats van te vervallen in een snelle en ongezonde hap tussendoor.
  • Beweeg. Op kantoor loop je vaak, misschien onbewust, wel wat rond. Naar de koffiekamer, naar de refter, naar de printer, even en babbeltje slaan bij je collega wat verderop op de gang, enz. De kans is groot dat je je thuis veel minder verplaatst. De kantooradviezen gelden ook thuis: elke 30 minuten even de benen strekken! Zorg ervoor dat je, naast deze tip om sedentair leven te verminderen, dagelijks iets van beweging inbouwt in je planning, zoals een wandeling, een fietstochtje of gaan joggen. Er bestaan ook verschillende initiatieven die online work-outs aanbieden, nu de fitnesscentra gesloten zijn. Je kan eventueel met collega’s of vrienden afspreken om je work-out samen te doen via videochat.
  • Kom tot rust via yoga, ontspanningoefeningen, mindfulness, of op een andere manier. Tegenwoordig zijn er ook gratis apps die je hierbij kunnen helpen.

Werken met kinderen in huis

  • Maak samen met je kinderen een planning op. Afhankelijk van de leeftijd van je kinderen, zoek je best een gezonde mix tussen tijd die je samen doorbrengt (bijvoorbeeld ontbijten, fruit snijden of een spelletje spelen) en tijd die je apart doorbrengt. Tijdens deze ‘alleen werktijd’ kan jij werken terwijl je kind voor school werkt, knutselt, buiten speelt of een huishoudelijke taak uitvoert. Betrek je kinderen door hen zelf de planning te laten opschrijven, activiteiten aan te duiden met tekeningetjes, stickers te kleven op de activiteiten die gedaan zijn, enz.
  • Hou op weekdagen elke dag dezelfde structuur aan. Op deze manier is het ook voor jouw kinderen duidelijk dat het niet om vakantie gaat, maar om ‘schooltijd van thuis uit’. Dit maakt het ook makkelijker voor hen om te begrijpen dat jijzelf aan het werk bent, ook al ben je thuis. En uiteraard mag er in het weekend wat langer worden uitgeslapen!
  • Maak vooraf lijstjes van ‘opdrachten’ (schoolwerk, huishoudelijke taken) en ‘ontspanningsactiviteiten’ (beweging, creativiteit, rust, muziek, …). Zo vermijd je dat je tijdens je werk gestoord wordt door een kind dat zich verveelt waardoor je plots allerlei activiteiten dient te verzinnen. Verder kan je met je kind afspreken dat het per dag zowel een aantal huishoudelijke taken dient uit te voeren als een aantal ontspanningsactiviteiten mag kiezen.
  • Beloon een goede samenwerking. Zowel voor jezelf als voor je kind is dit een heel nieuwe situatie, die aanpassing vergt. Bespreek aan het einde van de dag hoe dit verlopen is en beloon jezelf én je kind wanneer jullie hier tevreden over zijn.
  • Herinner elkaar regelmatig aan de hygiënemaatregelen: regelmatig handen wassen met zeep, hoesten of niezen in de elleboog, vermijd elkaar te kussen of handen te geven, enz. Zet je kinderen creatief aan het werk door hen alternatieve begroetingen te laten bedenken (elleboogje, kniezwengel, …). Afstand houden hoeft niet gelijk te staan aan afstandelijkheid!
  • Gezond werken: voor je job, maar ook voor school. Alle bovenstaande tips rond productiviteit gelden uiteraard ook voor kinderen, zeker als ze al iets ouder zijn. Een rustige werkomgeving, regelmatig de beentjes strekken en een goede dagplanning zal ook de kinderen helpen om hun schoolopdrachten in deze tijden op een vlotte manier afgewerkt te krijgen!

Omgaan met stress, angst, verwarring en boosheid in tijden van corona

Het Rode Kruis geeft volgende tips mee. De poster hiervan kan je downloaden via https://www.rodekruis.be/hulp/coronavirus/ .

  1. Praten met mensen die je vertrouwt, helpt. Contacteer vrienden of familie wanneer je je droevig, gestresseerd, verward, bang en/of boos voelt.
  2. Wees je ervan bewust dat niet alles wat je hoort de waarheid is. Wil je iets te weten komen over het virus of de verdere ontwikkelingen, raadpleeg dan de officiële bronnen (zie hieronder ‘waar kan ik terecht?’)
  3. Beperk je bezorgdheid en onrust door media die je van streek brengen slechts voor beperkte tijd te volgen. Kijk bijvoorbeeld elke avond naar het nieuws, maar raadpleeg niet elk uur je smartphone om te bekijken welk berichten er nog gepubliceerd zijn.
  4. Val terug op vaardigheden en je ervaring uit het verleden in moeilijkere omstandigheden. Rust en vertrouwen zullen je helpen om je emoties onder controle te houden.
  5. We hebben allemaal het advies gekregen om zoveel mogelijk thuis te blijven. Zorg voor een gezonde levensstijl met gezonde voeding, voldoende slaap, beweging en sociaal contact vanop afstand (telefonisch, videochat, …).
  6. Verwerk je emoties op een gezonde manier. Als je je overweldigd voelt, praat dan met hulpverlener of adviseur. Stel indien nodig een plan op van waar en hoe je hulp kan vinden voor je fysieke en mentale welzijn (zie hieronder ‘waar kan ik terecht?’). Vlucht niet in alcohol of andere middelen.

Als werkgever of leidinggevende kan je je steentje bijdragen in je organisatie door alle informatie over het coronavirus samen te brengen op een centrale plaats, bijvoorbeeld op een server of op het intranet. Het kan ook aangewezen zijn om één aanspreekpunt te bepalen waar werknemers (of leidinggevenden) terecht kunnen met hun vragen over de impact hiervan op het werk. Zorg dat voor iedereen duidelijk is wat er van hem/haar verwacht wordt, welke activiteiten nog doorgaan of welke worden opgeschort.

Waar kan ik terecht?

Het zijn ongeziene tijden. Het is daarom normaal dat je ongerust bent of je zorgen maakt om je gezondheid en die van je dierbaren, om jobzekerheid, om financiële en praktische consequenties, enz. Twijfel vooral niet om deze bezorgdheden uit te spreken. Dit kan in je privé-context, maar ook ten aanzien van je baas of collega’s.

Mogelijk werd er bij jou in de organisatie ook een vertrouwenspersoon aangesteld. Je kan bij hem/haar terecht indien je nood hebt aan een vertrouwelijk gesprek. 

Hieronder geven we je een overzicht van instanties waar je buiten het werk terecht kan:

  • Als je nood hebt aan een gesprek of psychologische ondersteuning:
    Tele-onthaal:
    Tel: 106
    www.tele-onthaal.be (chat)
  • In geval van relationele spanningen of geweld in de thuissituatie (voor alle leeftijden):
    Hulplijn geweld:  
    Tel: 1712
    https://1712.be (chat)

Hoe kunnen wij u helpen?

Leg uw vraagstuk voor aan onze experts, wij adviseren graag.

Tauw België nv
T: +32 16 35 28 10
E:info@tauw.be
LinkedIn